Административный менеджер

Работа в России • Персонал офиса, АХО • Административный менеджер

Секретариат, офис-менеджер, ресепшн

Зарплата: от 12 500 руб.

Опыт работы: до 1 года

Образование: высшее

График работы: частичная занятость, гибкий график

Работодатель: Кузбасский технопарк

Ответственное лицо: Юлия

Расположение: Кемерово, Рудничный район, Сосновый бульвар, 1

Телефон: +7 (969) 6260528

Факс: +7 (929) 7805206

Эл. почта: N\A

Сайт: N\A

Обязанности:

1.Обеспечение администрирования внешнего и внутреннего документооборота:

прием корреспонденции, в т.ч. выездного характера (АКО, почтовое отделение)
регистрация в базе данных Excel (ведение реестра), внесение эл.версии в базу административного отдела, доведение до руководства, доведение до исполнителя резолюций, отправка корреспонденции факсом, архивирование
регистрация в базе данных Excel (ведение реестра) исходящей документации, выпущенной исполнителями структурных подразделений, внесение эл. версии (сканы) в базу административного отдела, архивирование, поддержка связи с адресатом (телефонные переговоры «о судьбе письма»).
актуализация общего телефонного справочника сотрудников технопарка и внешних организаций
2.Регулирование потоков визитеров/гостей/партнеров, обращающихся в технопарк :
диспетчеризация телефонных звонков, переадресация на сотрудников, координация в установлении контакта по направленности обращения;
заявка на проходную; прием гостей в зоне ресепшн; предложение кофе, чая гостям
помощь при организации мероприятий, проводимых в технопарке

3.Обеспечение работы офиса:

Заказ канцелярии/ сбор заявки со структурных подразделений, оформление общей заявки, согласование с руководством, передача счета на оплату в бухгалтерию, распределение по структурным подразделениям согласно утвержденным заявкам
заказ воды в кулер приемной, закупка представительских составляющих (чай, кофе и т.п.) по согласованию; формирование аптечки, заказ визиток.
ведение базы событий (профессиональных праздников, дней рождений); организация поздравления сотрудников/контрагентов (покупка подарков, цветов, открыток) по согласованию, оформление коллективных открыток
ведение реестра такси, составление отчетности по приобретенным тмц
диспетчеризация водителя (при обращениях сотрудников/при необходимости).

Требования:

Высшее образование, грамотная устная и письменная речь, пунктуальность, ответственность, исполнительность, умение работать в команде.
Уверенный пользователь ПК (Microsoft Office), умение обращаться с офисной техникой (факс, принтер, сканер).
Желателен опыт деловой переписки и ведения деловых переговоров

Условия:

официальное трудоустройство
неполный рабочий день, гибкий график