Помощник руководителя

1. Выполнение непосредственных поручений руководителя.

2. Ведение баз данных:

• Дни рождения сотрудников, поставщиков и заказчиков
• Сотрудники, вакансии, резюме. Регистрация документации. -

3. Прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя.

4. Работа с юридическим отделом:

• Получение, отправка информации: договора, письма, претензии, запросы (после согласования с руководителем). Прием комментариев, поправок, передача их на рассмотрение руководителю.

5. Взаимодействие с Заказчиками:

• Получение исходной информации
• Контроль отправки коммерческих предложений
• Дальнейший контроль, до получения финансового результата.

6. Подготовка совещаний, собраний, переговоров
7. Прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача в соответствующие отделы.
8. Контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками компании.
9. Прием и своевременное представление документов (счетов, писем, претензий, приказов) на подпись, ежедневно.
10. Встреча и прием посетителей руководителя.
11. Подготовка командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц), расчет стоимости поездки.
12. Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды, канцтоваров, закуп новой оргтехники и т.д.

13. Реклама:

• Мониторинг, корректировка формы сайта.
• Обеспечение рекламной продукцией (согласование макетов и заказ визиток, буклетов, баннеров, листовок)
• Контроль профессиональных праздников (день пожарной охраны, день спасателя, день строителя), согласование с руководителем поздравление сторонних организаций, закуп и оформление необходимых подарков.

14. Взаимодействие с производственным отделом:

14.1. Организация заезда на объект:

• Получение заявки от производственного отдела (Прораб, мастер, начальник участка).
• Согласование с руководителем.
• Запрос, согласование и подписание счетов с руководителем
• Передача счетов в бухгалтерию для оплаты
• Организация, контроль поставки материала на объект или на склад.

14.2. Подготовка необходимой документации, для заезда:

• Трудовые договора на рабочих
• Приказ и распоряжения по технике безопасности, совместно с инженер по ОТ и ТБ
• Общий журнал производства работ, журнал входного контроля качества материалов.

15. Отправка и получение корреспонденции на почте России.

Требования:

• уверенный пользователь ПК;
• хорошо развитые коммуникативные навыки;
• знание документооборота;
• умение работать в режиме многозадачности;
• порядочность, аккуратность, настойчивость, педантичность, целеустремленность, многозначность, ответственность, исполнительность, стрессоустойчивость
• опыт работы с оргтехникой;
• высокая обучаемость

Резюме с фотографией просьба направлять на эл. почту.

Карта проезда