Администратор, архивариус, делопроизводитель

Места работы

2011 - 2016: Заведующий архивом, Иркутск

Педагогический институт ИГУ
возглавляла работу по организации и ведению архивного дела
в отделах и подразделениях. Обеспечивала, в соответствии с установленным порядком, прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Оказывала методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктировала работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
Контролировала своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивала проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формировала документы в дела постоянного и временного срока хранения. Подготавливала сводные описи дел постоянного и временного срока хранения для передачи документов в государственный архив Иркутской области, составляла акты об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляла контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организовывала работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Принимала участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Отвечала на запросы различных организаций.
Готовила исходные данные по учебному плану и зачетным книжкам для оформления дубликатов дипломов и приложения к ним, справок установленного образца о незаконченном высшем образовании и справок об обучении. Оформляла дубликаты дипломов и приложения к ним, справки установленного образца о незаконченном высшем образовании и справки об обучении выпускников и отчисленных студентов.
За время работы в архиве привела документацию и помещение хранилища в соответствие с основными Правилами работы ведомственных архивов.
Освоила программу Диплом КТ ФГОС.
В 2014 г. прошли проверку Министерства культуры без замечаний

2004 - 2011: Специалист по кадрам учебно-методического отдела ИГПУ, Иркутск

Иркутский государственный педагогический университет
обеспечивала правильное оформление и ведение личных дел студентов и магистрантов, контролировала оформление и выдачу текущих и выпускных студенческих документов. Организовывала и вела учет движения контингента студентов и магистрантов, внедряла его в программное обеспечение и вела базу данных студентов.
Выдавала документы об образовании, находящиеся в личном деле, студентам и магистрантам, по их заявлению.
Подготавливала и сдавала личные дела в архив.
Проводила сверку студенческого контингента с деканатами факультетов,
контролировала ведение необходимой студенческой документации на факультетах.
Вела персонифицированный учет студентов и представляла требуемую информацию в Пенсионный фонд.
Готовила информацию по выпускникам для отчета 3 НК, форма № 1-вуз (распределение) для отдела статистики г. Иркутска и Госкомстата России. Освоила программу Кибер-Диплом, 1С – студент

1998 - 2004: Помощник проректора по учебной работе ИГПУ, Иркутск

Иркутский государственный педагогический университет
обеспечивала поддержку взаимодействия руководителя с представителями органов исполнительной власти и руководителями организаций, его телефонных переговоров, координировала график заседаний и представительств руководителя на различных совещаниях, заседаниях, конференциях и семинарах с учетом своих полномочий, обеспечивала его необходимой информацией для представительства в органах исполнительной власти и иных организациях.
В пределах предоставленных полномочий координировала работу структурных подразделений образовательного учреждения, руководила подчиненными исполнителями. Вела деловую переписку с организациями. Получала необходимые сведения для руководителя от структурных подразделений образовательного учреждения. Осуществляла работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем. Вела делопроизводство, принимала корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, систематизировала ее и докладывала ему о результатах выполнения принятых решений. Организовывала прием посетителей, содействовала оперативному рассмотрению их предложений и просьб. В пределах предоставленных прав представляла руководителя в иных организациях.
Подготавливала информацию и принимала участие в аккредитации и аттестации вуза.
Заполняла в программах формы для рейтинга вуза и модуля в Министерство образования и науки РФ.