Администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, помощник руководителя

Места работы

2015 - : Помощник генерального директора,

ЗАО "ЕЭС" инвестирование, девелопмент, строительство, архитектурная реставрация
Обязанности в части Ассистента руководителя:
Планирование рабочего день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.)
Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (travel-поддержка; заказ транспорта, билетов; организация встреч, переговоров; др.)
Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведение протоколов и иных документов, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
Осуществление связи с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
Согласование отдельных вопросы с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений руководителя; контроль исполнение указаний и распоряжений.
Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю.
Ведение делопроизводства, подготовка на подпись руководителю договоров, приказов и прочих документов, контроль правильности заполнения, хранение и архивирование документации.
Получение, отправка, учет, регистрация и распределение корреспонденции.
Ведение запись на прием к руководителю, организация приема посетителей.
Получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документов и информации, необходимых руководителю.
Подготовка авансовых отчетов по расходам руководителя
Выполнение разовых поручений руководителя.
Выполнение личных поручений руководителя.
Полная административная поддержка руководителя (24/7)
Подготовка отчетности по расходам.
Обязанности в части Офис-менеджмента:
Документационное обеспечение управления:
приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
выполнение копировально-множительных работ;
подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
Организация встречи посетителей и гостей Компании.
Обеспечение жизнедеятельность офиса: Заказ воды, канцелярии, оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей, координация работы службы IT и прочих хозяйственных внутренних и внешних служб для бесперебойной работы офиса.
Контроль за соблюдением графика работы сотрудников офиса.
Координация и контроль работы водителей, курьеров, уборщицы.
Увольнение в связи с реорганизацией офиса и задержками по выплатам заработной платы

2015 - 2015: Помощник руководителя, офис-менеджер, кассир, помощник главного бухгалтера,

НьюпроксимаРУС (автосервис)
Горячий и холодный обзвон клиентов,
- Работа с ККМ, ведение журнала кассира-операциониста.
- Отчеты по движению денежных средств.
- Подготовка закрывающих документов для контрагентов (заказ-наряды, товарные накладные, счета на оплату, счет-фактура, акт выполненных работ).
- Работа с таблицами в Excel.
- Работа с платежной системой QIWI.
- Прием и выдача денежных средств, по служебным запискам, выдача ЗП, оформление авансовых отчетов
- Поездки в банк (ведение расчетного счета компании, формирование п/п, операции с наличными денежными средствами, валютные операции)
- Помощь главному бухгалтеру:
взаимодействие с ИФНС, ПФР и ФСС (сдача отчетности, составление писем, сверки, подача заявлений и уведомлений)
- Жизнеобеспечение офиса: Закупка воды, канцелярии и прочее, контроль за вендинговыми аппаратами (снеки и чай/кофе).
Увольнение в связи с переездом офиса за МКАД

2012 - 2015: Руководитель филиала, Администратор, офис-менеджер, менеджер интернет-магазина,

АльтПрайм (магазин и интернет-магазин мебельной фурнитуры)
Февраль 2012: Оператор в интернет магазине, менеджер по продажам, продавец-консультант
Прием и обработка заявок от потенциальных клиентов (входящие обращения);
Консультирование клиентов о наличии товара, способах оплаты, условиях доставки и т.д.;
Оформление и контроль исполнения заказов, согласно принятым стандартам в Компании;
Выполнение плана продаж;
Ведение установленной отчетности.
Апрель 2012: Ведение склада:
Закупка и отслеживание имеющегося товара, заказ товара у поставщиков.
Прием товара, согласно накладным с полной проверкой содержимого, в том числе и проверка на наличие дефектов. Размещения поступившего товара. Сборка заказов соответственно номеру и артикула товара/заказа и упаковка содержимого к отгрузке. Отгрузка заказа со склада по местам или ассортименту. Возврат бракованного товара поставщикам. Специалист по тендерам
Подготовка тендерной документации. Подготовка коммерческих предложений. оформление договоров. Размещение заказов в информационной системе, отслеживание сроков. Опыт подготовки коммерческих предложений, технических заданий. Знание электронных торговых площадок. Опыт работы с тендерной документацией
Июнь 2012: Управляющий филиала.
Организация эффективного процесса продаж, выполнение плана продаж и повышение качественных и количественных показателей обслуживания; Обеспечение роста и развития магазина; Разработка и осуществление мероприятий, направленных на увеличение продаж и прибыльность магазина;
Июнь 2013: Директор магазина. Организация, планирование, контроль и управление деятельностью магазина; Анализ результатов продаж и качества обслуживания покупателей; Набор персонала магазина;
Создание мотивированной и сплоченной команды;
Управление персоналом: контроль работы сотрудников, их выход на работу, составление графика работы, постановка задач, мотивация, обучение персонала;
Принятие решений о назначении, перемещение и освобождении от занимаемых должностей работников магазина;
Обеспечение организации учета товарно-материальных ценностей и предоставление отчетности;
Знание кассовой дисциплины, отчетностей, кассовый документооборот;
Контроль за чистотой рабочего зала, выкладки товара;
Работа с покупателями;
Взаимодействие с клиентами по вопросам: возврата товара, товарного брака, рекламации.
Работа с 1с 7.7, составление отчетности, клиент-банк.
Заказ и оплата продукции, товара Поставщикам.
Работа с кассовым аппаратом, взаимодействие с ИФНС, ПФР и ФСС
Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме (прием, перевод, увольнение, отпуска, оформление больничных листов), формирование личных дел, ведение карточек Т-2; заполнение, ведение и хранение трудовых книжек, составление графика отпусков, создание и ведение базы данных о персонале.
Увольнение в связи со сменой учредителя.

2008 - 2011: Помощник руководителя, офис-менеджер,

Фирма овако (Поставка профессионального телевизионного оборудования)
Прием и обработка входящей информации.
Взаимодействие с другими подразделениями.
Жизнеобеспечение офиса.
Деловая переписка.
Телефонные переговоры.
Бронирование гостиниц, авиа/жд билетов.
Оформление командировок.
Ведение сделок.
Планирование рабочего дня руководителя.
Контроль за исполнением задач, поставленных руководителем.
Работа с оргтехникой, миниАТС.
Руководство техническим персоналом, службой доставки и пр.
Подготовка и оформление тендерной и аукционной документации, заявки на участие в Госторгах. Ведение заключенных Госконтрактов. Ведение и контроль за исполнением по подписанным договорам и контрактам.
Взаимодействие с другими подразделениями.
Жизнеобеспечение офиса.
Деловая переписка.
Телефонные переговоры.
Бронирование гостиниц, авиа/жд билетов.
Оформление командировок.
Ведение сделок.
Планирование рабочего дня руководителя.
Контроль за исполнением задач, поставленных руководителем.
Работа с оргтехникой, миниАТС. Работа в 1с 7.7
Руководство техническим персоналом уборщицей, службой доставки и пр.
Выполнение поручений руководителя.
Достигнуто полное взаимопонимание с непосредственным руководителем.
Успешная работа в коллективе.
Руководство и управление службами: доставки, секретариат.
Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме (прием, перевод, увольнение, отпуска, оформление больничных листов), формирование личных дел, ведение карточек Т-2; заполнение, ведение и хранение трудовых книжек, составление графика отпусков, создание и ведение базы данных о персонале.

2007 - 2008: Ассистент менеджера по продажам полиграфического оборудования,

Терра Принт (поставка профессионального полиграфического оборудования)
Формирование баз данных, ведение клиентской базы.
Поиск новых клиентов.
Работа на выставочных и презентационных мероприятиях.
Подготовка документации на открытые аукционы, тендеры и конкурсы.
Делопроизводство.
Работа в специализированной программе 1с - 8 версия.
Взаимодействие с другими подразделениями.
Жизнеобеспечение офиса.
Деловая переписка.
Телефонные переговоры.
Бронирование гостиниц, авиа/жд билетов.
Оформление командировок.