Ассистент отдела (департамента)

Места работы

2011 - 2011: АССИСТЕНТ АДМИНИСТРАТИВНОГО ОТДЕЛА , Москва

ООО "Скартел" (Yota - провайдер беспроводного интернета)
- взаимодействие с контрагентами (заключение договоров и дополнительных соглашений, контроль за сроком действия договоров, своевременное перезаключение договоров, оплата счетов, предоставление закрывающих документов в бухгалтерию компании)
- работа в программе Directum (электронное согласование документов: договоров, дополнительных соглашений, закрывающих документов, счетов, авансовых отчетов, приказов)
- анализ затрат отдела, сокращение расходов по закупкам
- анализ рынка, проведение тендеров
- взаимодействие с департаментами компании (составление аналитических таблиц по затратам, составление бюджета административного отдела, составление платежного календаря, проверка табеля учета рабочего времени сотрудников отдела)
- составление авансовых отчетов (хозяйственные расходы, представительские расходы)
- работа по сокращению дебиторской задолженности подразделения
- создание и поддержка работоспособности офиса (канцтовары, продукты питания, вода, заказ визиток, подписка на газеты и журналы, взаимодействие с компанией по обслуживанию цветочных растений, закупки необходимого)
- координация и ведение графика офисных водителей
- техническое обслуживание офиса, контроль деятельности техника
- участие в организации офисных мероприятий, организация официальных встреч

2008 - 2009: СЕКРЕТАРЬ, Москва

ООО "Скартел" (Yota - провайдер беспроводного интернета)
- заказ авиа и жд билетов, бронирование гостиниц
- визовая поддержка
- заказ такси, бронирование водителей
По итогам 2008 г. было присуждено звание Лучшего сотрудника административной дирекции.
Получен сертификат о статусе Сертифицированный пользователь DIRECTUM.

2007 - 2008: СЕКРЕТАРЬ НА РЕСЕПШН, Москва

ООО Издательский Дом "СПН-Медиа"
- прием, распределение и фильтрация телефонных звонков
- прием и отправка факсимильных сообщений
- регистрация входящей, исходящей корреспонденции
- распределение входящей корреспонденции по сотрудникам
- организация командировок сотрудников (заказ авиа, жд билетов, бронирование гостиниц)
- организация встреч, совещаний
- организация работы курьеров, водителей
- заказ воды, канцелярских принадлежностей
- чай, кофе
- поручения руководителей (поиск нужной информации в интернете и т.д.)
- работа с офисной оргтехникой

2006 - 2007: СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ УПРАВЛЕНИЯ РЕКЛАМЫ И ДИЗАЙНЕРСКИХ РАЗРАБОТОК, Москва

Группа Компаний "Вашъ Финансовый Попечитель"
-прием и распределение телефонных звонов, прием и отправка факсимильных сообщений
-организация документооборота
- прием посетителей
- оформление пропусков
- входящая/исходящая корреспонденция
- составление служебных записок, печать и редактирование документов
- составление отчетов по текущим публикациям в журналах и газетах
- помощь в организации мероприятий (выставок, презентаций и тд)
- административно-хозяйственное обеспечение отдела
- организация оперативной связи
- организация совещаний
- поиск нужной информации в интернете
- выполнение поручений руководства

2006 - 2006: ОФИС-МЕНЕДЖЕР, Москва

ООО "Промимпорт"
-прием и распределение телефонных звонов, прием и отправка факсимильных сообщений
- встреча посетителей : чай, кофе, передача информационных материалов
- организация работы курьера
- регистрация и архивация входящей документации, регистрация исходящей
- отправка почтовой корреспонденции
- прием входящей почты, отслеживание поступления корреспонденции на почте
- внутренний документооборот: составление документов, печать документов
- массовые рассылки по e-mail
- помощь менеджерам в организации почтовых рассылок
- ведение клиентской базы данных
- вызов курьерской службы - оформление посылок
- работа в интернете - поиск и сбор информации
- заказ канцелярских товаров, питьевой воды
- поручения руководителя