Помощник руководителя

Места работы

2013 - 2014: Помощник руководителя, Москва

Некоммерческое партнерство Информационно-консалтинговое агентство «СМИ и бизнес»
Обязанности:

• Осуществление технического обеспечения деятельности генерального директора (заказ билетов; организация встреч, переговоров; др.)
• Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжения руководителя; контролирование исполнение указаний и распоряжений
• Осуществление сбора материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю
• Ведение делопроизводства, получение поступающей на рассмотрение генерального директора корреспонденции, документов и личных заявлений на подпись генерального директора, их учет и регистрация
• Организация приема посетителей
• Составление писем, запросов, других документов
• Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение протоколов заседаний и совещаний
• Выполнение отдельных служебных поручений генерального директора.
• Выполнение обязанностей офис-менеджера

За время работы была полностью задействована:

− В подготовке к проведению II Международной Конференции «Информационные системы и технологии в жилищно-коммунальном хозяйстве». Обязанности:

 Формирование базы потенциальных участников Конференции (УК РФ, компании рынка IT-услуг, платежных систем, банков, представители органов гос. структур РФ)
 Рассылка писем с приглашением потенциальным участникам Конференции
 Рассылка писем спонсорам и получение обратной связи
 Подготовка и рассылка пригласительных писем с программой утвержденным участникам конференции
 Поиск места проведения мероприятия
 Интенсивное взаимодействие с отделом продаж Отеля (место проведения мероприятия), поиск подходящих залов, выезд на место проведения мероприятия с целью визуального ознакомления, ознакомление с ценами на аренду помещений, определение помещения для организации питания (обед, фуршет и т.д.), ознакомление с прайс-листом "меню" фирмы арендодателя;); согласование с заказчиком
 Подбор вариантов ближайшего размещения участников от места проведения мероприятия
 Регистрация участников (обработка заявок, отправка договоров, счетов участникам, взаимодействие с участниками, ответы на вопросы)

− В организации и проведении концерта-реквиема в память жертв теракта во время мюзикла «Норд-ост» 23 октября 2002 г. В концерте приняли участие как профессиональные артисты – заслуженная артистка РФ Елена Калашникова, солисты Академического хора русской песни «Песни России» Российского государственного музыкального телерадиоцентра, так и самодеятельные артисты – представители Клуба интернациональной дружбы «Молодежная волна», Детского общественного объединения «Доброе сердце» и волонтерской организации «Живи для жизни» из Старого Оскола.